Ferramenta contábil impulsiona serviços de digitalização

Com adesão de apenas 25% das companhias à legislação, provedores aguardam por um forte aumento da demanda pela nota fiscal eletrônica (NF-e) nos próximos meses. As estimativas são do especialista Roberto Dias Duarte. Ele aponta como os principais motivos para o descumprimento dessa obrigação o desconhecimento da nova legislação e o descaso frente às possíveis punições do Fisco. Para Duarte, a NF-e está em processo de aprimoramento contínuo para combater a sonegação, e também pode ter reflexos positivos para as empresas que a adotarem. Confira abaixo a entrevista com o administrador e autor do livro Big Brother Fiscal, Roberto Dias Duarte. 

JC Contabilidade - De que forma a adoção da nota fiscal eletrônica influencia para que a digitalização dos processos contábeis ocorra?

Roberto Dias Duarte – Até pouco tempo atrás, a prática contábil na minha empresa era a seguinte: pegava os documentos e enviava-os para o contador via motoboy. O nosso relacionamento era focado na atividade fiscal. E eu precisava das demonstrações sobre caixa e fluxo de caixa projetado para entender como ia meu negócio. Escrevi um livro, começou a entrar dinheiro na empresa, e percebi que precisava mais interação com meu contador. Comecei então a emitir nota fiscal eletrônica para ele. Assim, foi possível ter a demonstração de resultados e fluxo de caixa projetado a qualquer momento. Ele reduziu o tempo com digitação e o custo com a papelada. Gerar o Sped Digital e Fiscal passou a ser uma consequência da organização empresarial. Reduzi meu custo pela metade. Através do sistema de gestão hospedado em um datacenter e pelas redes sociais, estabeleci uma nova comunicação com meu contador. Empresas muito pequenas como a minha, que possui apenas um funcionário, não têm condições de ter estrutura tecnológica e administrativa. É assim que serão as empresas do futuro, terceirizando a área contábil e administrativa.

Contabilidade - Por que grande parte das empresas demora a aderir à NF-e?

Duarte – A falta de conhecimento e de informação é a causa principal da falta de adesão. Fiz uma pesquisa em que levantei duas questões: “Quantas horas de curso você já fez sobre o tema?”, e “O custo irá aumentar ou diminuir com o uso da nota fiscal eletrônica?” Do total de entrevistados que não participavam de nenhum treinamento, 85% achavam que iria aumentar os custos da empresa. Aqueles que participaram de mais de 200 horas de treinamento sabiam que ia baixar o custo. Isso demonstra que o ser humano tem medo do que desconhece. Aquilo que não se conhece vira ameaça, enquanto o que se conhece vira oportunidade. A partir do dia 1 de abril de 2010, 240 mil empresas deveriam usar nota fiscal. No entanto, apenas 80 mil estão emitindo. Há muitas empresas que sequer sabem que estão na obrigatoriedade.

Contabilidade - Quem está obrigado?

Duarte – Até o final deste ano, a expectativa é que um milhão de empresas estejam na obrigatoriedade. Isso significa que 100% dos setores industriais, comércio e dos atacadistas emitirão notas em 1 de abril, 1 de julho e 1 de outubro. Em 1 de dezembro, a obrigatoriedade atingirá quem faz operações interestaduais e quem vende para órgãos públicos. Do total de 5 milhões de empresas que se tem no Brasil, 1 milhão vai emitir. Quem não entrar no esquema não vai prejudicar apenas a si próprio, mas aos seus clientes também.

Contabilidade - Quais os benefícios trazidos pela NF-e?

Duarte – O valor do papel é o benefício mais tangível. O custo direto da nota de papel é de 

R$ 1,00 a R$ 3,00, enquanto a nota eletrônica chega a R$ 0,30. No meu caso, a redução de custos administrativos foi enorme. Uma série de atividades executadas em papel foi extinta no mundo eletrônico. Desde que faça planejamento, a maioria das empresas acaba substituindo a impressão da nota em papel pela eletrônica. Perde-se, muitas vezes, a oportunidade de terem impactos maiores. Mas recomendo fortemente que se qualifiquem, participem de grupos de estudos, envolvendo todas as partes da equipe, todos os setores. Os mais humildes e menos elevados na hierarquia empresarial ajudam a perceber os problemas associados à nota fiscal eletrônica.

Contabilidade - Existe alguma penalidade para quem não cumpre a legislação?

Duarte – Quando vende-se sem a nota eletrônica é como se estivesse comercializando sem nenhuma nota, pois para os setores que estão na obrigatoriedade, não é mais válida a nota de papel. As penalidades são multas aplicadas sobre o valor da mercadoria. E tem um prazo de cinco anos para ser identificado como crime, que é o tempo para análise das notas fiscais. Isso acaba gerando um passivo fiscal.

Contabilidade - Quais os ramos que mais aderiram até agora?

Duarte – O setor automotivo está bem adiantado neste ponto, inclusive aprimorando toda a cadeira produtiva. Está, inclusive, conseguindo fazer a redução de níveis de estoque. Com cadeia produtiva integrada, ocorre a redução de erros. Antes mesmo de enviar a mercadoria, manda-se a nota eletrônica, posso enviar a nota antes, e a loja manda me dizer se está tudo ok por meio eletrônico. Isso facilita os negócios, e ocorre uma integração baseada em confiança. A nota eletrônica é um arquivo eletrônico com informações fiscais, contábeis e gerenciais. Todo produto vendido você anexa em um arquivo eletrônico e transmite ao cliente. Estando tudo certo (com alíquota, base de cálculo), vai reduzir custo de digitação. Se o fornecedor for ruim, o cliente terá tanto trabalho que ele vai selecionar mais da próxima vez. Isso gera maior qualidade na informação.