Inicio este artigo reforçando que o tema Controle Internos não deve ser considerado importante somente para as grandes empresas. O conjunto de boas práticas que norteiam este assunto é muito importante e vital também para médias e pequenas empresas.
Grandes organizações possuem uma estrutura ampla e bem definida para o gerenciamento do risco que tem como objetivo adicionar valor ao seu negócio, beneficiar a sociedade e o acionista.
Ao contrário de grandes organizações, as pequenas e médias empresas, até pela dificuldade financeira, não possuem uma estrutura específica de Controles Internos para fazer o gerenciamento do risco de suas atividades. Isto as expõe demasiadamente, podendo em muitos casos levar até a falência.
Por outro lado, o ponto que gostaria de chamar a atenção é que não é necessário possuir uma estrutura dedicada, exclusiva para Controles Internos, mas simplesmente que os gestores das Áreas, Diretores ou Proprietários estabeleçam na rotina diária de suas empresas algumas ações para garantir a qualidade e uniformidade do procedimento e como consequência a redução da dos riscos.
Seguem então algumas dicas de controles que podem e devem ser implementados nas rotinas de suas organizações:
Ciclo Financeiro do Contas a Pagar = Este ciclo inicia-se no momento em que se faz a ORDEM DE COMPRA e encerra-se no momento do PAGAMENTO:
· Todas as ordens de compras devem ser feitas por um funcionário e assinadas pelo responsável da Área/Diretor/Proprietário;
· As mercadorias devem ser recebidas e conferidas em sua totalidade. Por amostragem, o responsável da Área deve diariamente checar se as mercadorias estão no estoque;
· A ordem de compra deve ficar anexa à nota fiscal e deverá ser entregue ao Contas a Pagar;
· A Área do Contas a Pagar deverá conferir se 100% dos itens e valores que constam na nota fiscal estão de acordo com a Ordem de Compras;
· A Área do Contas a Pagar deverá utilizar o Internet Banking para incluir os pagamentos. (deixe de utilizar os cheques);
· Após a inclusão dos pagamentos os Diretores e Proprietários entrarão com as suas senhas para fazer a aprovação via Internet. Neste momento é muito importante observar se todas as notas fiscais e documentos estão suportando os pagamentos que o Autorizante está vendo na tela do Banco. Também nunca se deve entregar a senha para o funcionário do Contas a Pagar fazer as autorizações;
· A Área Contábil deverá fazer uma conciliação diária para checar se todos os pagamentos efetuados foram debitados no extrato bancário;
· Semanalmente ou Mensalmente o Diretor/Proprietário deverá solicitar o extrato bancário e a conciliação bancária para checar se os saldos estão apropriados;
· Mensalmente solicite um “Relatório Gerencial” simples com o total de pagamentos efetuados, análise os fornecedores que tiveram pagamentos relevantes, compare com o mês anterior, foque nos adiantamentos e cobre para que sejam acertados;
A implementação destas ações além de minimizar os riscos das atividades, irão melhorar o fluxo e a qualidade das informações, além de trazer uma maior credibilidade e controle das atividades desenvolvidas.
Em próxima oportunidade abrangerei outros ciclos também importantes para uma boa governança e continuidade de uma empresa.
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