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Estagiário sem remuneração deve ser cadastrado no eSocial; entenda
Código 901 contempla estudantes com ou sem bolsa, enquanto S-1200 e S-1210 não são enviados quando não há pagamento
A ausência de bolsa-auxílio não retira o estágio das obrigações de registro no eSocial. O Departamento Pessoal deve informar o contrato mesmo quando o estudante não recebe remuneração, já que a categoria destinada aos estagiários contempla tanto os vínculos com pagamento quanto aqueles sem bolsa.
A orientação é da advogada trabalhista especializada em eSocial e colunista de podcast do Portal Contábeis, Camila Cruz, que destaca a necessidade de manter os dados do estágio atualizados no sistema e acompanhar o contrato até seu encerramento.
Além do cadastro no eSocial, a rotina exige a conferência de documentos e informações relacionadas ao estágio, como o Termo de Compromisso, a matrícula do estudante, o seguro contra acidentes pessoais, os horários das atividades e os dados do supervisor.
Estágio sem bolsa também deve ser cadastrado no eSocial
O cadastro do estagiário deve ser realizado por meio do evento S-2300, utilizando o código de categoria 901, que corresponde ao estagiário com ou sem remuneração.
Segundo Cruz, essa categoria não é opcional. O envio do evento tem a finalidade de registrar o estudante como trabalhador sem vínculo de emprego e formalizar sua presença na empresa.
O registro também permite reunir informações relacionadas ao Termo de Compromisso de Estágio (TCE) e à cobertura em caso de acidentes de trabalho. Dessa forma, o fato de o estágio não prever pagamento de bolsa-auxílio não elimina a necessidade de cadastramento.
A diferença para o estágio remunerado está nos eventos relacionados ao pagamento. Quando não existe bolsa, a empresa não precisa transmitir os eventos periódicos S-1200, referente à remuneração, e S-1210, relacionado ao pagamento.
Quais eventos devem ser enviados pelo DP?
O S-2300 deve ser utilizado para registrar o início do estágio. Já quando o contrato chega ao fim, a empresa precisa informar o encerramento por meio do evento S-2399.
Os dois eventos possuem prazo de transmissão até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência. Por isso, o acompanhamento das datas de início e término do contrato faz parte da gestão do estágio pelo Departamento Pessoal.
No caso de estágio sem bolsa, a ausência dos eventos S-1200 e S-1210 não significa que todo o registro no eSocial deixe de ser necessário. O cadastro e o encerramento continuam fazendo parte das obrigações relacionadas ao contrato.
A empresa deve, portanto, acompanhar a situação do estágio durante toda a sua vigência, mantendo os registros correspondentes às etapas de entrada e saída do estudante.
O que o Departamento Pessoal deve conferir no contrato de estágio?
Além dos procedimentos no eSocial, o DP deve acompanhar as informações necessárias à formalização e à gestão do estágio. Entre os primeiros pontos está a matrícula ativa do estudante e a existência do Termo de Compromisso de Estágio.
O documento deve apresentar corretamente os dados da empresa e da instituição de ensino. Quando houver remuneração, também deve constar o valor da bolsa-auxílio.
Outro item a ser conferido é a apólice do seguro de acidentes pessoais, além dos horários em que o estágio será realizado. Essas informações integram a documentação que deve ser acompanhada pela empresa durante o contrato.
Também é necessário identificar o supervisor do estágio. Conforme a orientação apresentada pela advogada, o responsável deve ter formação na área em que irá orientar o estudante.
Como o DP deve acompanhar o estágio sem bolsa?
A gestão do estágio não se encerra com o cadastro no eSocial. Mesmo quando não há pagamento ao estudante, o Departamento Pessoal precisa acompanhar as informações contratuais e manter os registros correspondentes à relação de estágio.
Nesse cenário, a conferência deve abranger tanto os dados enviados ao sistema quanto a documentação que sustenta o contrato. Eventuais alterações nas informações devem ser acompanhadas para que os registros permaneçam compatíveis com a situação do estudante.
Também é importante controlar o prazo de encerramento, já que o término do estágio exige o envio do S-2399 dentro do prazo estabelecido.
Assim, para o DP, a ausência de bolsa modifica apenas as obrigações relacionadas à remuneração e ao pagamento. O estágio continua exigindo cadastro no eSocial, acompanhamento contratual e conferência das informações necessárias à sua formalização.