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Empresas precisam manter organizados documentos fiscais, contábeis, financeiros e trabalhistas utilizados para comprovar operações, pagamentos e informações prestadas ao Fisco. Os períodos de conservação variam conforme o tipo de documento e a legislação aplicável, e o Código Tributário Nacional (CTN) estabelece prazos de cinco anos para a constituição e a cobrança do crédito tributário.

Entre os arquivos que fazem parte da rotina empresarial estão NF-e, NFS-e, livros digitais, comprovantes de tributos, extratos bancários, contratos comerciais e documentos relacionados à folha de pagamento. A forma e o período de armazenamento, porém, não são necessariamente iguais para todas essas categorias.

Uma mudança relevante ocorreu em 2025 com o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que padronizou em 132 meses o prazo mínimo de guarda e expurgo, pela Administração Tributária, dos XML de determinados Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), contados da autorização do documento. A regra produz efeitos desde 1º de maio de 2025.

Para contadores, a definição dos prazos de guarda exige atenção ao tipo de documento, à finalidade do arquivo e à legislação correspondente. A organização também deve permitir que os documentos sejam localizados quando necessários para comprovação de operações ou atendimento a solicitações fiscais.

Documentos fiscais que fazem parte da rotina das empresas

As notas fiscais eletrônicas e os demais documentos fiscais digitais devem ser mantidos em seus respectivos arquivos eletrônicos. No caso da NF-e, o XML é o arquivo digital que contém as informações do documento, enquanto o DANFE é a representação gráfica utilizada para acompanhar a mercadoria.

Os livros e arquivos digitais transmitidos pelo SPED também integram a documentação que deve permanecer disponível. Entre eles estão a ECD, ECF, EFD-Contribuições e EFD-ICMS/IPI. A Receita Federal informa que empresas obrigadas ao uso de processamento eletrônico devem manter à disposição da administração tributária os arquivos digitais e os sistemas pelo prazo decadencial.

Os comprovantes de recolhimento de tributos também devem ser organizados. Entre os documentos utilizados pelas empresas estão DAS, DARF e GNRE, além dos registros relacionados às retenções tributárias mencionadas no conteúdo-base.

A guarda desses documentos permite reunir os registros necessários para comprovar os recolhimentos e relacioná-los às respectivas operações. O prazo aplicável deve ser analisado conforme o tributo, o documento e a legislação que disciplina cada situação.

O que o Ajuste SINIEF nº 2/2025 estabeleceu para os XML

O Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, padronizou em 132 meses o prazo mínimo para guarda e expurgo dos arquivos XML de determinados documentos fiscais eletrônicos. A contagem é feita a partir da data de autorização do documento.

A relação inclui NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, BP-e, NF3e, CT-e OS, GTV-e, DC-e e NFCom. A norma também determina que as tabelas de controle das aplicações autorizadoras utilizadas na validação dos documentos não podem ser objeto de expurgo.

O ajuste entrou em vigor na data de sua publicação e passou a produzir efeitos em 1º de maio de 2025. A norma estabelece a padronização para os Estados, o Distrito Federal e a Receita Federal, no âmbito dos documentos fiscais eletrônicos abrangidos pelo texto.

É importante, portanto, diferenciar o prazo previsto no Ajuste SINIEF nº 2/2025 dos prazos de conservação aplicáveis aos contribuintes. Em consulta tributária, a Secretaria da Fazenda de São Paulo esclareceu que a exigência de 132 meses prevista no ajuste é dirigida à Administração Tributária e não criou, para os contribuintes paulistas, uma nova obrigação geral de guarda por 11 anos.

Documentos financeiros também exigem organização

Os registros financeiros complementam a documentação fiscal da empresa e podem ser necessários para comprovar movimentações e pagamentos. Entre eles estão extratos bancários, comprovantes de transferências, boletos pagos e recibos de depósitos.

Contratos comerciais, documentos de fornecedores, acordos e outros instrumentos que formalizam relações entre as partes também devem ser mantidos conforme os prazos aplicáveis a cada obrigação. Em situações envolvendo contratos de maior duração ou obrigações ainda pendentes, a análise do período de conservação deve considerar a relação jurídica documentada.

Os registros de empréstimos e financiamentos incluem contratos, extratos e comprovantes de pagamento. Esses documentos permitem reunir informações sobre a contratação e a quitação das operações e devem ser conservados de acordo com o prazo aplicável à obrigação correspondente.

Já os documentos relacionados à folha de pagamento fazem parte dos registros trabalhistas da empresa. Holerites, comprovantes de pagamento, férias, 13º salário, FGTS e demais documentos relacionados às relações de trabalho devem ser organizados considerando os prazos previstos na legislação aplicável. A CLT estabelece prescrição de cinco anos para créditos resultantes das relações de trabalho, observado o limite de dois anos após o encerramento do contrato.

O que muda na rotina dos contadores

A definição do prazo de guarda não deve ser tratada como uma regra única para todos os documentos. O profissional contábil precisa identificar a natureza de cada arquivo e verificar qual legislação ou obrigação está relacionada ao documento antes de estabelecer o período de retenção.

Outro ponto é a separação entre documentos fiscais eletrônicos, escriturações digitais, comprovantes de pagamento, contratos e registros trabalhistas. Essa classificação facilita a localização dos arquivos e permite aplicar os respectivos períodos de conservação.

No caso dos arquivos digitais, a organização também precisa considerar a possibilidade de recuperação dos documentos quando solicitados. A Receita Federal determina, por exemplo, que determinados arquivos digitais e sistemas utilizados para registrar operações, escriturar livros ou elaborar documentos contábeis e fiscais permaneçam à disposição pelo prazo decadencial.

Por isso, a rotina de guarda envolve tanto a definição dos prazos quanto a manutenção dos arquivos em condições que permitam sua localização e utilização quando necessário. Para os profissionais da contabilidade, o acompanhamento das regras específicas de cada documento é fundamental para evitar a aplicação de um prazo único a situações com exigências diferentes.

Como organizar os arquivos da empresa

A documentação pode ser estruturada por tipo de arquivo, período e identificação da empresa, facilitando a localização dos registros quando necessário. Para documentos eletrônicos, é importante preservar os arquivos nos formatos correspondentes às suas características.

Os XML dos documentos fiscais eletrônicos devem ser armazenados de forma que permaneçam disponíveis durante o período aplicável a cada documento. No caso dos DF-e abrangidos pelo Ajuste SINIEF nº 2/2025, a norma estabelece o período de 132 meses para guarda e expurgo no âmbito da Administração Tributária.

Também é necessário manter mecanismos que permitam recuperar os arquivos armazenados. A organização deve contemplar os documentos fiscais, escrituração digital, comprovantes de tributos, registros financeiros e documentos trabalhistas, respeitando os períodos correspondentes.

Mesmo quando as atividades contábeis são realizadas por escritório terceirizado, a empresa deve manter controle sobre os documentos necessários às suas operações e assegurar o acesso aos arquivos que integram sua documentação fiscal, financeira e trabalhista.