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Decisão judicial que determinou ressarcimento ao INSS após acidente fatal reforça importância da gestão documental na segurança do trabalho e evidencia como tecnologias de assinatura eletrônica podem ajudar empresas a comprovar a entrega de EPIs

Segurança do trabalho voltou ao centro do debate jurídico após decisão recente da Justiça Federal envolvendo acidente fatal durante atividade profissional.

O caso trata da morte de um trabalhador durante serviço de manutenção em estrutura publicitária no estado do Rio de Janeiro. Após o acidente, a Previdência Social passou a pagar benefícios aos dependentes da vítima. Posteriormente, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) ingressou com ação regressiva para recuperar os valores pagos.

Nesta sexta-feira (13/03/26), a 7ª Turma Especializada do Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF2) manteve a condenação de duas empresas ao ressarcimento ao INSS pelos valores pagos aos dependentes do trabalhador. O tribunal entendeu que houve falhas no cumprimento das normas de segurança do trabalho, fator que contribuiu para o acidente.

Sem entrar no mérito específico da decisão, o caso evidencia um ponto recorrente em disputas judiciais envolvendo acidentes de trabalho: a capacidade da empresa de comprovar que adotou todas as medidas necessárias de prevenção e proteção.

É exatamente nesse ponto que muitas organizações enfrentam dificuldades.

Os números ajudam a dimensionar a gravidade do problema. Dados do Observatório de Segurança e Saúde no Trabalho (SmartLab) indicam que o Brasil registrou mais de 742 mil acidentes de trabalho em 2024, com cerca de 2,4 mil mortes.

Na prática, isso significa que um trabalhador morre em decorrência de acidente de trabalho aproximadamente a cada 3,5 horas no país. Entre 2012 e 2024, o Brasil acumulou cerca de 8,8 milhões de acidentes e mais de 32 mil mortes no emprego formal.

Quando a empresa cumpre a regra, mas não consegue provar

No dia a dia de setores como indústria, construção civil, logística, energia e manutenção técnica, trabalhadores recebem Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) como capacetes, luvas, cintos de segurança, óculos de proteção e outros itens essenciais para reduzir riscos.

A legislação brasileira é clara. A Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6) estabelece que cabe à empresa:

• fornecer EPIs adequados ao risco da atividade
• orientar o trabalhador sobre uso correto
• exigir utilização durante a jornada
• registrar formalmente a entrega dos equipamentos

Na prática, porém, o problema muitas vezes não está no fornecimento do equipamento — mas na comprovação documental de que ele foi efetivamente entregue e de que o trabalhador recebeu orientação adequada.

Ainda hoje muitas empresas utilizam fichas em papel, planilhas isoladas ou controles informais. Esses registros podem se perder, ficar incompletos ou simplesmente não existir quando uma disputa judicial surge anos depois.

O resultado é um cenário comum: a empresa afirma que forneceu os equipamentos, mas não consegue demonstrar isso de forma documental robusta.

Ficha de EPI e termo de responsabilidade

O instrumento tradicional para registrar esse processo é a Ficha de Controle de EPI, documento amplamente utilizado nas práticas de segurança do trabalho.

Nesse registro ficam documentados:

• data da entrega
• tipo de equipamento fornecido
• orientações de uso
• assinatura do trabalhador

Na prática, o documento funciona como um termo de responsabilidade pelo uso do equipamento disponibilizado pela empresa, registrando que o trabalhador recebeu o item e foi orientado sobre sua utilização.

O problema surge quando esse procedimento permanece restrito ao papel ou a sistemas pouco estruturados, sem que áreas de governança, recursos humanos e jurídico tenham visibilidade real sobre o que está sendo efetivamente realizado pelas equipes responsáveis pela entrega dos equipamentos.

Assinatura eletrônica aplicada à gestão de EPIs

A transformação digital trouxe uma solução simples e juridicamente segura para esse tipo de controle: assinatura eletrônica aplicada à gestão documental de segurança do trabalho.

Na prática, o processo pode ocorrer de forma digital.

Antes do início da jornada, o trabalhador recebe digitalmente o documento de entrega de EPI. O sistema apresenta os equipamentos disponibilizados para a atividade. Em seguida, o trabalhador realiza a assinatura eletrônica confirmando o recebimento.

O sistema registra data, hora, identidade do assinante e integridade do documento. O registro fica armazenado em ambiente seguro, pronto para auditorias e eventual utilização jurídica.

Esse processo pode ocorrer em diferentes ambientes:

• tablets no chão de fábrica
• aplicativos corporativos
• portais internos de RH
• dispositivos móveis utilizados por equipes externas
• ou no próprio celular do trabalhador, por meio de links seguros de assinatura eletrônica

Esse modelo amplia a viabilidade da implementação, inclusive em operações distribuídas, equipes de campo ou ambientes em que não há infraestrutura tecnológica fixa disponível.

Integração com o registro eletrônico de jornada

Uma evolução desse modelo é integrar o controle de EPIs ao próprio registro eletrônico de jornada de trabalho.

Nesse formato, antes do início do turno, o trabalhador registra a entrada e confirma eletronicamente a situação dos equipamentos de segurança disponibilizados pela empresa.

O sistema pode apresentar opções como:

• equipamentos entregues integralmente
• equipamentos entregues parcialmente
• equipamentos não disponibilizados

Esse registro cria um histórico auditável não apenas da entrega dos EPIs, mas também da condição real de segurança no início da jornada de trabalho.

Mais importante: o trabalhador deve ter a possibilidade de registrar quando nem todos os equipamentos necessários foram disponibilizados.

Transparência e responsabilização interna

Esse tipo de solução também ajuda a resolver um problema comum dentro das organizações.

Em muitas empresas, a área de compliance ou segurança do trabalho define políticas e procedimentos, mas não acompanha diretamente o que acontece no cotidiano das operações.

A entrega dos equipamentos normalmente ocorre em áreas operacionais — produção, manutenção, logística ou obras — e nem sempre existe um controle estruturado que conecte essas atividades às políticas corporativas.

Ao permitir que o trabalhador registre digitalmente a situação dos EPIs no início da jornada, o sistema cria transparência e responsabilização interna.

Se os equipamentos não forem disponibilizados corretamente, o próprio registro digital evidencia a falha e permite correção imediata.

Tecnologia para proteger empresas e trabalhadores

Digitalizar a gestão de EPIs não substitui a obrigação essencial das empresas: garantir ambientes de trabalho seguros e prevenir acidentes. Mas cria algo fundamental no ambiente corporativo contemporâneo: rastreabilidade, transparência e governança documental.

De um lado, a empresa passa a contar com provas estruturadas de cumprimento das normas de segurança.

De outro, o trabalhador ganha um mecanismo formal para registrar as condições reais de segurança no início da jornada.

No fim, a tecnologia cumpre um papel duplo: reduz risco jurídico para empresas e fortalece a proteção à vida e à integridade dos trabalhadores.

Em um ambiente cada vez mais orientado por governança, compliance e responsabilidade social, documentar segurança do trabalho deixou de ser apenas obrigação administrativa. Tornou-se instrumento concreto de prevenção, proteção e responsabilidade empresarial.