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A complexidade do sistema tributário nacional já não é mais nenhuma novidade para as empresas brasileiras, não somente pela pesada carga de tributos, mas também pelas inúmeras normas que regulam sua entrega. Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), por hora útil, quase duas normas precisam ser seguidas ou levadas em consideração no cálculo dos impostos e contribuições. E, por isso, é de extrema importância ficar atento também às constantes mudanças que são editadas na legislação.

E para se manter em conformidade com o Fisco, as empresas têm um gasto significativo de tempo e dinheiro. Isso porque, existem diversas etapas na jornada para a conformidade que demandam revisão diária, já que qualquer mínimo erro pode trazer consequências sérias, como o pagamento indevido, por exemplo, que gera multas e pode até mesmo causar a suspensão do CNPJ da empresa, impedindo a companhia de emitir qualquer nota fiscal.

As etapas para o processo de cumprimento das obrigações fiscais são: verificação do conteúdo legal, em que se apura a legislação em vigor, um trabalho complexo se considerarmos a média de 30 alterações diárias na lei que comentamos acima; o cálculo do percentual dos tributos para a emissão de notas fiscais, sem as quais não se tira um item sequer de um armazém; a apuração, em que calculamos o total destes valores a pagar ou a compensar; sua decorrente declaração ao Fisco, que antecede a validação para a devida entrega das obrigações; a atualização sobre recolhimento ou compensação para otimizar o planejamento tributário considerando a devida recuperação de créditos e a gestão da governança, que garante que as escriturações fiscais corretas estão sendo entregues em dia.

A etapa da validação, por exemplo, é bastante onerosa em termos de horas dedicadas das equipes, devido às diversas revisões empreendidas para mitigar possíveis erros.

Utilizando como exemplo um cliente da Synchro, observamos que, apenas nessa etapa, era consumido 28% do tempo das equipes, em um processo de cumprimento das obrigações que levava dois meses em média e, por meio da implementação das nossas soluções de BI tributário, caiu pela metade. Uma ilustração interessante sobre como a tecnologia vem contribuindo com a simplificação dos processos de alta criticidade para as empresas, como a entrega de obrigações para o Fisco.

Segundo pesquisa da Deloitte Tax do Amanhã, o Brasil lidera o ranking de custo de conformidade, investindo em torno de R$181 bilhões por ano com contratação e retenção de pessoal e infraestrutura.

A pesquisa aponta que para as empresas de maior porte, com faturamento maior do que R$ 100 milhões, é feita a adoção de um número menor de terceiros na área tributária quando comparadas com as empresas menores.

Por outro lado, 14% entre as empresas com faturamento menor do que R$ 100 milhões fazem uso exclusivamente de profissionais terceirizados para essa função, o que é mais do que o dobro do percentual registrado entre as empresas com receitas totais de R$ 100 milhões e R$ 2,5 bilhões.

Assim, entre as empresas que têm, por exemplo, a receita líquida anual média da ordem de R$ 45 milhões, são necessárias cerca de 3 mil horas para o cumprimento das obrigações tributárias. Já para as organizações com uma média de receita anual de R$ 1,1 bilhão, a demanda de horas é de aproximadamente 9 mil horas. A partir desta faixa de faturamento, o crescimento é exponencial: entre as organizações pesquisadas com a média de R$ 7,1 bilhões de receita, a dedicação necessária é de quase 34 mil horas.

Apesar de ser possível enxergar um aumento expressivo no número de horas, há um ganho de eficiência de acordo com quanto o porte da organização aumenta e a sua estrutura tributária se torna mais robusta.

Portanto, para assegurar que a empresa esteja em dia com o fisco, é necessário ter certeza da conformidade em cada etapa da cadeia de valor fiscal. Por exemplo, o aceite de uma classificação fiscal sendo digitado errado numa nota de entrada pode comprometer toda a conformidade da declaração do valor de tributo que será pago no encerramento do período.

O “acompanhamento da legislação tributária” é indispensável, já que qualquer falha na captação de mudanças legais que impactam o negócio pode comprometer a conformidade em todas as fases seguintes da cadeia de valor fiscal.

Então, seja para as pequenas e médias empresas ou para as enterprises, a importância de encontrar parceiros que ofereçam soluções que possam agilizar o processo de busca pela conformidade tributária é enorme.

O uso da tecnologia é a única saída capaz de diminuir o risco da não conformidade e o número de horas gastas pelas equipes com impostos, especialmente levando em consideração que a solução tecnológica permite diminuir o número de etapas existentes no processo, diminuindo o tempo gasto e elevando a eficiência.

Por Leonel Siqueira, gerente tributário da Synchro