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Empresas de todo o país devem, obrigatoriamente entregar a ECF até o último dia útil de setembro de 2015 com informações relativas ao ano de 2014. As exceções ficam por conta das empresas que optaram pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições das micro e pequenas empresas (Simples Nacional) , órgãos públicos, pessoas jurídicas imunes ou isentas.

A Receita Federal afirma em seu site que o ECF é “instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.”

A sigla ECF refere-se à Escrituração Contábil Fiscal, novo livro contábil-fiscal-societário que entrou em vigor com base na Lei no 12.973/2014, que na prática reúne evidências que comprovam toda a base para cálculo do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) . Por conta de seu caráter comprovatório, a ECF precisa estar em harmonia com o inventário no Livro de Registro, a contabilidade de custos, estoques, etc. Com isso, há uma unificação na linguagem, bem como no banco de dados que reúne informações contábeis, fiscais e societárias. O objetivo da Legislação foi se adaptar aos padrões internacionais decontabilidade.

O que muda

A ECF além de complementar as informações contidas na Escrituração Contábil Digital (ECD) que está em vigor desde 2007, substitui a Declaração de Informações Econômico-fiscais (DIPJ) e o FCont, ou seja, unificando as informações fiscais destinadas a Receita Federal em apenas um arquivo digital. Além de mudar a composição da base de cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido das Pessoas Jurídicas, mostrada em detalhes para o Fisco.

Tecnologia para o envio dos dados

Todas as informações contidas na ECF serão transmitidas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) , por meio de aplicativo disponível no site da Receita Federal. O diferencial para o contabilista aqui é mostrar aos seus clientes as vantagens de ter um sistema operacional que faça isso, já que o preenchimento manual é ineficiente — até porque os parâmetros dos dados variam de acordo com as necessidades da empresa, como é o caso dos incentivos fiscais e controles do Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) .

Cuidados no preenchimento

O recomendado é que a partir de já a empresa passe a detalhar as informações exigidas pela ECF, levantando as fontes necessárias e ajustando os processos de trabalho. Se as informações estiverem muito vagas ou incorretas, há o risco da empresa ser penalizada. Atenção redobrada no cálculo e no controle dos elementos do Lalur. Todos os blocos de preenchimento são caracterizados por letras, de acordo com cada obrigação. São elas: C, E e J destinados à recuperação das informações e cadastro; L é para o informativo do Fcont; M e N fazem referência ao Lalur; e finalizando, X e Y são voltados ao DIPJ.

A Receita Federal alerta para que “o arquivo a ser importado para o programa gerador da ECF deve ser no formato texto, codificado em ASCII – ISO 8859-1 (Latin-1), não sendo aceitos campos compactados (packed decimal), zonados, binários, ponto flutuante (float point), etc., ou quaisquer outras codificações de texto, tais como EBCDIC”.

Além de diminuir o volume de papel nos registros contábeis, o sistema eletrônico de preenchimento dos dados torna-se mais seguro e direcionado apenas às pessoas que lidam com esses dados, evitando a interferência de outros no processo.