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A utilização do equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) passou a ser obrigatória a todos os estabelecimentos mato-grossenses do comércio varejista com vendas diretas ao consumidor final, independentemente do faturamento da empresa, desde o dia 1º de janeiro de 2011, conforme o artigo 108-F do Regulamento do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (RICMS).

O contribuinte que descumprir essa exigência fica sujeito a multa de 1% do valor do faturamento, não podendo ser inferior a 100 UPFMT (Unidade Padrão Fiscal de Mato Grosso) por mês ou fração de mês.

Nesse contexto, a Secretaria de Fazenda de Mato Grosso (Sefaz-MT) informa aos contribuintes do ICMS que é facultada a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à utilização do ECF, conforme o artigo 198-A, § 4º-A do RICMS.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, que registra para fins fiscais uma operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços entre as empresas.

Para emitir a NF-e, a empresa deve possuir certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil e possuir acesso à internet. O estabelecimento emissor também precisa estar credenciado na Secretaria de Fazenda da sua circunscrição.

Em seguida, o contribuinte passa a ter acesso ao ambiente informatizado da Secretaria da Fazenda para emitir o documento. A operação de emissão da NF-e pode ser realizada a partir de software adquirido pelo contribuinte ou a partir de programa disponibilizado gratuitamente pela Sefaz-MT em seu portal.

O programa gera um arquivo digital com as informações fiscais da operação comercial. Esse arquivo, que deve ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor, é transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte para que seja feita uma pré-validação do arquivo, verificando se os dados constantes no documento estão corretos.

Com a documentação correta, a empresa fica autorizada a emitir a nota para o cliente. Assim, o Fisco devolve um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. A Receita Federal do Brasil (RFB) é responsável por manter o repositório nacional de todos esses documentos.