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A preparação para a Black Friday vai além da escolha dos produtos e dos descontos. Antes de anunciar as ofertas, o varejista precisa conferir se conseguirá atender ao volume de pedidos. Falhas na comunicação entre estoque, vendas, logística e financeiro podem transformar o aumento do faturamento em cancelamentos, atrasos e despesas que comprometem o lucro.

Para Mariana Cicala Bretas, especialista em sistemas de gestão empresarial e CEO da MCB Consulting, a organização começa pela confiabilidade das informações utilizadas pelas equipes. Com mais de duas décadas de experiência, ela observa que ter um sistema instalado não garante que todas as áreas trabalhem com dados corretos e atualizados.

"A Black Friday começa no estoque porque a promessa feita ao consumidor depende do que a empresa consegue disponibilizar e entregar. Se a venda avança sem que as outras etapas acompanhem, o crescimento dos pedidos pode ampliar um problema que já existia", afirma.

O balanço da Black Friday de 2025 do Procon de São Paulo ajuda a dimensionar a importância desse cuidado. A instituição contabilizou 2.979 reclamações formalizadas. A não entrega ou o atraso representou 31,62% dos registros, enquanto os cancelamentos pelo fornecedor responderam por 15,51%. O levantamento não aponta as causas tecnológicas das ocorrências, mas mostra a relevância de cumprir a oferta depois da compra.

A seguir, a especialista apresenta cinco cuidados para preparar a operação e reduzir o risco de prejuízos durante a campanha.

1. Confira o estoque disponível para venda
O saldo registrado no sistema precisa refletir o que a empresa realmente pode entregar. Produtos reservados para outros pedidos, avariados ou ainda em recebimento devem ser identificados para evitar que apareçam como disponíveis ao consumidor.

Também é necessário acompanhar as vendas realizadas em diferentes canais. Se uma unidade é comprada na loja física e a informação demora a chegar ao comércio eletrônico, o mesmo item pode ser vendido novamente.

"É preciso saber quanto está disponível para venda, quanto já foi comprometido e em que prazo uma reposição realmente chegará. Sem essa distinção, a empresa pode prometer uma entrega que depende de uma mercadoria ainda indisponível", explica Mariana Cicala Bretas.

2. Teste o caminho completo do pedido
A revisão deve acompanhar todas as etapas da compra, da confirmação do pagamento à entrega e à conferência do recebimento financeiro. Isso permite identificar falhas antes que elas se repitam durante o aumento da demanda.

Entre os pontos de atenção, estão o momento em que o produto fica reservado, a atualização do estoque e a emissão da nota fiscal. Cancelamentos e devoluções também precisam entrar nos testes, inclusive para verificar quando uma mercadoria pode voltar a ser oferecida.

O ERP, sistema de gestão empresarial que reúne informações de diferentes áreas, ajuda a conectar esses processos. Para isso, os cadastros devem estar corretos, as regras precisam ser claras e as integrações devem acompanhar o ritmo das vendas.

3. Planeje a reposição dos produtos
Comprar mais mercadorias não garante uma operação preparada. A reposição deve considerar os itens com maior demanda, o tempo necessário para receber novos lotes e a capacidade dos fornecedores de cumprir os prazos combinados.

Nas empresas que também fabricam produtos, a avaliação precisa incluir a disponibilidade de matérias primas e componentes. A falta de um material pode comprometer a produção mesmo quando os demais estão disponíveis.

"A empresa pode acumular um produto de baixa saída e continuar sem o item necessário para atender aos pedidos. O planejamento precisa relacionar demanda, disponibilidade e prazo, com parâmetros que reflitam a operação", destaca a executiva.

4. Calcule os custos antes de definir os descontos
O resultado da campanha depende de quanto sobra depois das despesas. Além do desconto, a avaliação precisa incluir frete subsidiado, comissões dos canais de venda e custos com reenvios ou devoluções. Quando essas informações ficam dispersas, a empresa pode descobrir apenas no fechamento que o volume adicional trouxe um retorno menor do que o esperado.

Reunir os custos antes de anunciar as ofertas ajuda a definir condições comerciais compatíveis com a margem de cada produto. Durante a campanha, acompanhar esses valores também permite identificar ofertas que precisam de ajustes e evitar que o faturamento seja o único indicador de desempenho.

5. Defina quem acompanha cada etapa
A operação precisa ter responsáveis por identificar divergências e agir quando uma etapa deixa de funcionar. Isso inclui acompanhar pedidos parados, atrasos na separação, problemas no faturamento e dificuldades na entrega.

Validar prazos com fornecedores e transportadoras também faz parte da preparação. A promessa apresentada ao consumidor deve considerar a capacidade real de atendimento durante o período de maior movimento.

"O pedido aprovado é o início do compromisso. A empresa precisa acompanhar se ele foi separado, faturado, entregue e conciliado corretamente. É essa visão que permite avaliar se a campanha trouxe resultado e quais ajustes serão necessários para o próximo pico de demanda", conclui Mariana Cicala Bretas.