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Com o avanço das exigências de compliance e da LGPD, controlar quem utiliza credenciais digitais nas empresas é indispensável para reduzir riscos jurídicos e operacionais

Certificados digitais, como o e-CPF e o e-CNPJ, são utilizados em atividades como assinatura de contratos, operações bancárias, atos jurídicos e acesso a portais governamentais, entre eles o e-CAC e o eSocial.

Quando essas identidades digitais são compartilhadas entre diferentes usuários e departamentos sem mecanismos de rastreabilidade, porém, as organizações ficam mais expostas a uso indevido, fraudes, prejuízos financeiros e sanções fiscais.

Sem uma gestão centralizada e, principalmente, sem mecanismos de auditoria, identificar quem realizou determinada operação com validade jurídica pode se tornar uma tarefa praticamente impossível diante de inconsistências operacionais ou vazamentos de dados.

“A auditoria e o controle de permissões não são apenas exigências técnicas, mas uma proteção jurídica fundamental para o responsável legal da empresa. Quando o uso do e-CNPJ não é rastreado, qualquer erro ou ação não autorizada recai diretamente sobre a organização”, alerta José Luiz Vendramini, Sales Account Manager da Redtrust na América Latina.

Para abordar essas vulnerabilidades e orientar as empresas sobre a implementação de políticas de controle, a Redtrust lançou o guia Auditoria de certificados digitais: como controlar e-CPF e e-CNPJ nas empresas.

O material apresenta fundamentos para ações de rastreabilidade, incluindo registros de usuário, horário, plataforma e operação realizada. O guia também aborda a criação de permissões segmentadas por áreas, como RH, Financeiro, Desenvolvimento e Jurídico, além do alinhamento com os prazos de retenção de logs previstos na legislação brasileira.

A auditoria contínua é apresentada como um mecanismo para reduzir riscos operacionais e financeiros, fortalecer a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e atender aos requisitos de órgãos reguladores em setores como saúde, varejo, agronegócio e mercado financeiro, entre outros.

Entre as alternativas para esse tipo de gestão estão plataformas centralizadas, como a da Redtrust, que permitem evitar cópias locais dos certificados, emitir alertas automáticos de vencimento e eliminar o compartilhamento de senhas, ampliando o controle sobre o uso das identidades digitais.