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Para quem toca uma pequena ou média empresa, caixa é assunto de todos os dias. Nesse cenário, qualquer valor que deixe de sair ou possa voltar para o capital de giro da empresa faz diferença para a operação.

Parte desse dinheiro pode estar justamente no crédito tributário. Pagamentos feitos a maior, créditos que não foram aproveitados ou valores que passaram despercebidos nas apurações podem representar recursos que a empresa tem direito de recuperar.

O problema é que esses créditos nem sempre aparecem de forma evidente. Muitas vezes, só surgem depois de uma revisão das declarações, dos recolhimentos e das escriturações fiscais. E encontrar o valor é apenas o começo: ainda é preciso confirmar o direito e seguir o caminho adequado para recuperá-lo.

Como a empresa descobre que tem um crédito tributário?

O ponto de partida é uma revisão do que a empresa já apurou e pagou, e essa análise passa por documentos fiscais, declarações e escriturações digitais.

Jorge Luiz de Brito Junior, sócio do Gaia Silva Gaede Advogados, cita alguns pontos que merecem atenção:

• PIS e Cofins: gastos classificados como sem direito a crédito podem exigir nova análise, especialmente quando são essenciais ou relevantes para a atividade da empresa.
• ICMS: materiais usados no processo produtivo podem gerar créditos mesmo sem se incorporar ao produto final.
• Bases de cálculo: valores incluídos indevidamente na base de um tributo podem resultar em pagamento a maior.
• ICMS-ST: diferenças entre o valor presumido e o preço efetivamente praticado também podem abrir espaço para recuperação em determinadas situações.

A revisão, portanto, não se limita a procurar erros de cálculo. Ela também confronta as classificações usadas pela empresa com a legislação e os entendimentos mais recentes dos tribunais.

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“Um mesmo gasto pode não gerar crédito em uma atividade, mas conferir crédito em outra”, reforça Brito Junior.

Quando o crédito vira dinheiro e quando compensa tributos?

Nem todo crédito tributário volta para a empresa na forma de depósito. A forma de aproveitamento depende da origem do valor e das regras de cada tributo.

Na prática, funciona assim:

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• PIS e Cofins não cumulativos: a empresa apura débitos e créditos, e um eventual saldo credor pode ser levado para os meses seguintes. Em situações previstas na legislação, esse saldo também pode compensar outros tributos federais ou ser ressarcido em dinheiro.
• ICMS: também segue uma lógica de débito e crédito, mas o uso do saldo depende das regras de cada estado. Além de reduzir o próprio imposto, em algumas situações ele pode ser usado para pagar fornecedores, quitar débitos de ICMS ou ser transferido a terceiros, conforme a legislação estadual.
• IPI: há hipóteses específicas de ressarcimento, como em créditos ligados à aquisição de insumos usados em produtos com saída isenta ou alíquota zero.
• Pagamento indevido ou a maior: aqui a lógica é outra. Como a empresa desembolsou mais do que devia, pode pedir a restituição do valor ou, conforme o caso, utilizá-lo para compensar outros débitos tributários.

Como é o processo para recuperar o crédito tributário?

Em geral, o caminho percorre basicamente três etapas comuns:

1 – Confirmar a origem e calcular o valor

A primeira etapa é saber de onde veio o crédito, qual período ele alcança e quanto a empresa tem a recuperar. Segundo Arthur Müller, sócio do Andrade Maia Advogados, essa validação envolve identificar o fundamento do crédito, quantificar o valor e verificar o prazo aplicável.

Esse cuidado evita que a empresa trate uma estimativa como dinheiro já disponível ou compense um débito com um crédito que não consegue sustentar.

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“A transmissão de uma compensação não significa que o crédito foi definitivamente reconhecido”, alerta Müller. O Fisco pode analisar o direito ao crédito e não homologar a operação. Nesse caso, o débito que a empresa considerava quitado volta a ser cobrado, com os acréscimos aplicáveis.

2 – Organizar a documentação e observar os prazos

Aqui, a empresa precisa reunir os registros que demonstram de onde veio o valor. Entram nessa etapa notas fiscais, escriturações, declarações e comprovantes de pagamento, conforme a origem do crédito.

O prazo também muda conforme o tipo de crédito e o caminho para recuperá-lo. Em pagamentos indevidos ou a maior, a referência é o momento do recolhimento do tributo. Outros créditos seguem marcos ligados ao período de apuração.

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“Também é necessário distinguir o prazo que a empresa tem para exercer seu direito dos prazos do procedimento administrativo ou judicial”, explica Müller. Nos créditos discutidos na Justiça, há ainda outro ponto de atenção: decisões dos tribunais superiores podem limitar no tempo quem terá direito a se beneficiar de determinado entendimento.

Por isso, embora cinco anos seja uma referência frequente, esse prazo não deve ser aplicado automaticamente a qualquer crédito.

3 – Definir o procedimento

Cumpridas as etapas anteriores, a empresa identifica por qual caminho fará a recuperação.

Nos tributos federais, grande parte dos pedidos de restituição e compensação passa pelo PER/DCOMP, sistema da Receita Federal. No ICMS, o procedimento segue as regras e os sistemas da Secretaria da Fazenda de cada estado.

Alguns créditos tributários exigem uma etapa anterior. Nos reconhecidos judicialmente, por exemplo, pode ser necessária a habilitação antes da compensação. No PIS e na Cofins, Jorge Luiz de Brito Junior explica que a empresa precisa ter transmitido a EFD-Contribuições com o crédito do período antes de pedir o ressarcimento.

Depois da formalização, o pedido gera um protocolo e passa a ser acompanhado até a análise do órgão responsável, explica André Fantoni, professor e CEO da Eco Fiscal.