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Levar a informação certa às pessoas certas continua sendo um obstáculo para as empresas, sobretudo naquelas que reúnem profissionais administrativos, equipes operacionais, trabalhadores externos e colaboradores em diferentes modelos de trabalho. A Pesquisa Tendências da Comunicação Interna 2026, realizada pela Ação Integrada em parceria com a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), mostra que 65% das empresas apontam a intensificação da segmentação e da personalização das mensagens como uma das principais tendências da área. Apesar disso, apenas cerca de 40% afirmam conseguir fazer essa personalização de forma consistente.

O levantamento, feito com 140 empresas brasileiras de diferentes regiões e setores, evidencia a distância entre reconhecer que os públicos internos têm necessidades diferentes e conseguir transformar essa percepção em estratégia de comunicação. Em empresas com perfis variados de colaboradores, usar a mesma mensagem e os mesmos canais para todos pode fazer com que parte das informações perca relevância ou nem chegue a determinados grupos.

Uma mensagem enviada por e-mail, por exemplo, alcança com facilidade profissionais que trabalham diariamente diante do computador, mas não necessariamente quem atua em fábricas, lojas, obras, unidades operacionais ou funções externas. Por isso, entender como cada grupo acessa informações passou a ser parte importante da estratégia de comunicação interna.
Segundo o vice-presidente da Sesame HR, Tiago Santos, o primeiro passo é abandonar a ideia de que todos os colaboradores consomem informação da mesma maneira.

“A comunicação interna precisa considerar que os colaboradores não têm necessariamente a mesma rotina nem acessam informação da mesma forma. Uma empresa pode ter uma comunicação muito bem estruturada no papel e, ainda assim, deixar parte dos funcionários sem acesso às informações mais importantes. Não existe um único colaborador médio. Pessoas em áreas administrativas, operações, liderança e trabalho externo têm necessidades e rotinas diferentes, e a comunicação precisa acompanhar essas realidades”, afirma Tiago Santos.

O desafio também passa pelo papel dos gestores. A pesquisa de 2026 mostra que 36% das empresas já incluem a competência de comunicação das lideranças em suas avaliações de desempenho. Outro levantamento da Ação Integrada, feito com 2,2 mil gestores em 2025 e citado na edição mais recente do estudo, mostrou que 70% dos médios gestores se consideram o principal meio de comunicação com suas equipes.

Na prática, decisões estratégicas, mudanças internas, novas políticas e orientações costumam chegar aos colaboradores por intermédio da liderança direta. Quando o gestor não tem contexto suficiente ou não sabe como abordar determinado assunto, porém, uma mesma decisão pode ser transmitida de formas diferentes dentro da organização.

“Liderança não pode ser tratada apenas como destinatária da comunicação. Ela também é um canal. Se o gestor recebe uma informação incompleta, não entende o motivo daquela decisão ou não sabe como conversar sobre o assunto com a equipe, a mensagem pode chegar distorcida. Preparar as lideranças e garantir que tenham acesso às informações corretas é fundamental para criar consistência”, explica Tiago Santos.

Centralização reduz lacunas de informação

O desafio da comunicação interna cresce entre profissionais que não passam o dia diante de um computador ou não têm o e-mail corporativo como principal ferramenta de trabalho. Nesses casos, depender exclusivamente dos canais tradicionalmente usados pelas áreas administrativas pode criar lacunas de informação.

Para tentar suprir essa lacuna, muitas empresas recorrem a dispositivos móveis, murais digitais, conteúdos audiovisuais e à própria comunicação feita pelas lideranças. O risco é que esses formatos se tornem mais um canal solto, sem conexão com o restante da comunicação da empresa. O ideal é que cada formato tenha seu lugar dentro de um mesmo canal oficial, evitando multiplicar os lugares onde o colaborador precisa procurar informação.

O objetivo não deve ser simplesmente aumentar a quantidade de canais disponíveis. Quanto mais ferramentas uma empresa utiliza sem estabelecer claramente a função de cada uma, maior a dificuldade do colaborador para saber onde encontrar cada informação.
“Centralizar informações importantes cria um ponto de referência único para o colaborador, que sabe exatamente onde buscar o que precisa”, afirma o vice-presidente da Sesame HR, Tiago Santos.

Para o executivo, a tecnologia ajuda principalmente a organizar e disponibilizar as informações ligadas à jornada dos profissionais. Plataformas de gestão de pessoas reúnem documentos, comunicados e conteúdos que precisam estar sempre disponíveis para consulta, em um único lugar de confiança para o colaborador.

“Comunicação interna eficiente não é aquela em que a empresa fala mais, mas aquela em que as pessoas conseguem entender e encontrar o que precisam. Isso exige estratégia, tecnologia e, principalmente, escuta dos diferentes públicos da empresa”, conclui Tiago Santos.