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Em Essencialismo, Greg McKeown propõe uma mudança incômoda para quem vive ocupado: antes de procurar maneiras de fazer mais, talvez seja necessário descobrir o que não deveria mais estar sendo feito

Existem tarefas que entram na rotina por uma boa razão.

Um relatório foi necessário para acompanhar um projeto. Uma reunião surgiu para resolver determinado problema. Um processo foi criado quando a empresa ainda possuía outra estrutura.

O projeto termina, o problema muda, a empresa cresce.

A tarefa permanece.

É assim que profissionais e organizações podem acumular atividades durante anos sem perceber que parte da agenda está ocupada por coisas que ninguém decidiu conscientemente continuar fazendo.

Essa discussão se conecta diretamente a Essencialismo, de Greg McKeown, obra dedicada a escolhas mais conscientes e à concentração de tempo e energia naquilo que realmente importa.

1. Ninguém sabe para que serve aquela reunião

Ela acontece toda terça-feira às 10h.

Quando alguém pergunta por quê, a resposta é algo parecido com “sempre tivemos”.

Esse é um ótimo candidato para revisão.

2. Você produz informações que ninguém utiliza

Relatórios podem sobreviver muito depois da decisão que justificou sua criação.

Se ninguém consegue apontar o que muda depois de receber determinada informação, talvez o trabalho esteja apenas produzindo documentação.

3. Uma tarefa existe porque seria trabalhoso eliminá-la

Alguns processos permanecem justamente porque redesenhá-los exige esforço.

É o paradoxo: a empresa continua desperdiçando pequenas quantidades de tempo todas as semanas para evitar gastar algumas horas resolvendo definitivamente o problema.

4. Você aceita demandas antes de perguntar o que ficará para depois

Uma nova tarefa entra.

Nenhuma sai.

Quando isso acontece continuamente, prioridades antigas não desaparecem. Elas apenas começam a disputar espaço com as novas.

Em Essencialismo, McKeown confronta justamente essa tendência de dizer “sim” para tantas coisas que aquilo que deveria receber maior atenção acaba perdendo espaço.

Para quem quiser explorar essa ideia, o novo Administradores Premium oferece um playbook em áudio que analisa as principais lições de Essencialismo e mostra como aplicá-las na prática.

5. Estar ocupado virou o principal argumento para continuar

Existe uma diferença entre uma atividade consumir tempo e produzir valor.

Quando uma equipe está permanentemente sobrecarregada, a reação automática costuma ser procurar ferramentas, contratar pessoas ou aumentar a produtividade.

Antes disso, pode valer outra pergunta:

O que aconteceria se simplesmente parássemos de fazer algumas dessas coisas?

Produtividade também pode começar pela exclusão

O objetivo não é eliminar indiscriminadamente reuniões, relatórios ou processos. Muitas dessas atividades são fundamentais.

A questão é impedir que a rotina seja construída apenas por acumulação.

Porque talvez a próxima grande melhoria na sua produtividade não venha de descobrir como fazer alguma coisa mais rápido.

Pode vir de perceber que você não precisava mais fazê-la.