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A inteligência artificial está mudando a forma como as empresas lidam com documentos. O que antes era visto principalmente como uma atividade de armazenamento, classificação e recuperação de arquivos começa a assumir uma função mais estratégica.

Com sistemas capazes de analisar conteúdos, identificar informações, automatizar etapas e apoiar decisões, a gestão documental passa a ocupar um espaço cada vez mais relevante dentro da transformação digital.

Um dos sinais dessa mudança aparece no relatório The State of AI, da McKinsey. O estudo aponta que as empresas que obtêm maior retorno com inteligência artificial costumam utilizar a tecnologia para redesenhar fluxos de trabalho e criar novas formas de gerar valor, e não apenas para reduzir custos ou acelerar tarefas.

Na prática, isso significa que documentos deixam de ser apenas registros passivos e passam a funcionar como fonte de informação para processos analíticos, decisões operacionais e automações.

Agentes de IA avançam nas empresas

Outro movimento importante é o crescimento dos chamados agentes de inteligência artificial, sistemas desenvolvidos para executar tarefas de forma mais autônoma ao longo de um fluxo de trabalho.

Segundo a McKinsey, 23% das empresas já estão escalando esse tipo de tecnologia em pelo menos uma função de negócio, enquanto 39% ainda realizam testes.

A adoção ainda é concentrada em algumas áreas, mas o avanço indica uma nova etapa da automação corporativa.

No campo documental, isso pode significar sistemas capazes de classificar arquivos, identificar padrões, encaminhar documentos, localizar informações e apoiar análises sem depender de intervenção humana em todas as etapas.

Mas esse potencial também traz um desafio conhecido pelas áreas de tecnologia e gestão: a inteligência artificial só funciona bem quando encontra informação organizada.

Documento desorganizado continua sendo problema

A popularização da IA generativa criou a impressão de que qualquer base de dados poderia ser rapidamente transformada em conhecimento.

Na prática, o cenário é mais complexo.

Para que sistemas de inteligência artificial consigam interpretar documentos de forma confiável, os arquivos precisam estar estruturados, classificados e acompanhados de metadados adequados.

Sem esse trabalho prévio, a empresa corre o risco de automatizar processos sobre uma base desorganizada.

É o equivalente digital de procurar um contrato específico em uma sala cheia de caixas sem identificação. A diferença é que, com IA, a busca pode acontecer mais rápido, mas o problema de origem continua existindo.

Liderança precisa participar do processo

Para Fabiano Carvalho, especialista em Transformação Digital e CEO da Ikhon, a implementação de práticas de inteligência documental começa pela participação da liderança.

Segundo ele, gestores públicos e privados precisam utilizar as ferramentas, estimular novos processos e acompanhar as mudanças de forma mais próxima.

“É importante treinar para o processo, não para a ferramenta. Capacitar um servidor a ‘usar um software’ é insuficiente se o fluxo de trabalho continua analógico”, afirma.

Na avaliação do executivo, a capacitação precisa incluir atividades como classificação, indexação e validação de informações.

Esse ponto ajuda a diferenciar transformação digital de simples informatização.

Digitalizar um processo antigo não significa necessariamente melhorá-lo.

IA entra em várias etapas da gestão documental

As aplicações da inteligência artificial nesse campo já vão além da busca de arquivos.

Entre os usos possíveis estão análise automatizada de documentos, validação de informações, encaminhamento de fluxos de trabalho e identificação de dados pessoais para processos de anonimização relacionados à LGPD.

A tecnologia também pode apoiar atividades de classificação, aplicação de tabelas de temporalidade e destinação documental.

Em ambientes com grande volume de arquivos, essas funcionalidades podem reduzir tarefas manuais e acelerar processos que antes dependiam de leitura individual.

Mas a adoção exige governança.

Quanto maior o nível de automação, maior a necessidade de definir critérios, responsabilidades e situações em que a validação humana continua indispensável.

IA não elimina a necessidade de pessoas

A expansão da automação também alimenta uma discussão inevitável: o que acontece com as equipes responsáveis por essas atividades?

Carvalho afirma que o impacto não deve ser analisado apenas pela lógica de redução de pessoal.

Ele cita dados do estudo da McKinsey segundo os quais 43% dos respondentes não esperam mudanças no tamanho das equipes nos próximos anos.

Na experiência da Ikhon, segundo o executivo, o movimento mais comum é de redistribuição das atividades.

“As expectativas sobre o impacto da IA no tamanho das equipes variam. O que vemos na prática da gestão documental é a realocação do tempo para tarefas em que a percepção humana seja essencial”, afirma.

Essa mudança pode deslocar profissionais de atividades repetitivas para funções de validação, análise, decisão e supervisão dos próprios sistemas.

O desafio não é apenas tecnológico

A transformação da gestão documental expõe uma questão que aparece em praticamente toda adoção de inteligência artificial dentro das empresas.

Comprar tecnologia é a parte mais visível.

Reorganizar processos costuma ser a mais difícil.

Uma empresa pode adquirir sistemas avançados de IA e continuar trabalhando com arquivos duplicados, classificações inconsistentes, informações espalhadas em diferentes departamentos e regras pouco claras sobre armazenamento.

Nesse cenário, a inteligência artificial não resolve a desorganização. Apenas opera dentro dela.

Por isso, o avanço da chamada inteligência documental depende menos de uma ferramenta específica e mais de uma combinação de governança, dados estruturados, processos claros e pessoas preparadas.

De arquivo para ativo de informação

O movimento também muda a forma como empresas enxergam seus próprios documentos.

Contratos, relatórios, registros, comunicações internas e bases históricas deixam de funcionar apenas como obrigações administrativas e passam a ser tratados como ativos de informação.

Quando bem organizados, podem alimentar análises, acelerar decisões e reduzir o tempo gasto procurando dados dispersos.

Esse talvez seja o ponto central da transformação.

A inteligência artificial amplia enormemente a capacidade de processar informação, mas não elimina a necessidade de organizar aquilo que será processado.

No fim, a gestão documental continua começando com uma tarefa bastante humana: decidir o que guardar, como classificar, quem pode acessar e para que aquela informação realmente serve.