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Seja qual for a época, o problema se repete: ao longo dos anos, diversas pesquisas já apontaram que muitas empresas fecham não por falta de faturamento, mas por problemas de gestão financeira. Em outras palavras, ter um fluxo de caixa saudável é tão importante quanto as vendas e o lucro para um negócio.

Se minha empresa dá lucro, por que meu caixa está sempre no negativo? Essa pergunta é muito comum, e demonstra a dificuldade que existe no controle financeiro de muitos empreendimentos, como observa Waldir Lara Júnior, contador e fundador da Larafy Consultoria.

“Muitas vezes, a atividade é rentável, mas um ciclo financeiro longo demais vai fazer a empresa precisar de dinheiro de terceiros. Dependendo dos valores, isso pode consumir toda a sua margem”, alerta o contador.

Pensando na importância do tema, o InfoMoney preparou este guia para explicar o que é fluxo de caixa, como estruturá-lo e qual a sua importância para a gestão financeira das empresas. Continue a leitura e saiba mais!

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa nada mais é do que o registro de todas as entradas e saídas financeiras do negócio referentes a determinado período.

Ao analisar esses registros, a empresa consegue entender se a gestão financeira é eficiente e antecipar uma série de problemas que poderiam acontecer no futuro, como explica Lara.

“Questões de capital de giro ou um financiamento mal projetado, por exemplo, podem ocasionar sérios problemas financeiros. Muitas vezes, o empresário peca por não dar atenção ao fluxo de caixa, mas ele tem que entender que a ferramenta não é coisa de contador, é para ele mesmo cuidar do negócio”, alerta.

Componentes do fluxo de caixa

Tudo o que representa as movimentações financeiras da empresa compõe o fluxo de caixa.

Receita com venda de produtos e prestação de serviços, aportes de sócios, valores captados de terceiros para o giro são exemplos de entradas. Do lado das saídas, estão os gastos com energia, água, internet, aluguel, folha de pagamento, seguros, impostos e demais desembolsos necessários para manter a operação.

Aqui, vai um alerta importante: mesmo que determinada entrada ou saída não seja de sua responsabilidade, o responsável pelo financeiro precisa saber o seu valor.

“Já ouvi de muitos clientes: ‘não sou contador, não sei quanto pago de impostos’. Mas a empresa tem a obrigação de saber quanto pagou. Se o recolhimento está certo ou não, é outra história, vale um estudo à parte se for o caso”, observa Waldir Lara.

Importância do fluxo de caixa para as empresas

Independentemente do porte, expertise dos sócios, setor de atuação ou qualquer outra variável, ter o controle minucioso de tudo o que entra e sai do caixa é fundamental para o sucesso de uma empresa.

Na prática, um fluxo de caixa bem estruturado pode trazer os seguintes benefícios:

Evitar problemas financeiros

Com o acompanhamento de todas as receitas e despesas, fica mais fácil tomar medidas corretivas se, eventualmente, os gastos ultrapassarem os valores recebidos.

“Dependendo da complexidade da operação, pode dar algum trabalho montar o fluxo de caixa, mas fazer a sua análise é simples. Ao olhar para esses registros, o financeiro pode avaliar se os gastos foram inteligentes, ou se precisam ser redimensionados”, explica Lara.

Gerenciar sazonalidades

Em alguns setores, é comum haver sazonalidade em determinados momentos do ano. O caso mais clássico é o varejo, que concentra o maior volume de vendas em datas específicas, como Natal, Dia das Mães, Dia das Crianças e Páscoa, por exemplo. Já nos meses de verão, o movimento de lojas e supermercados costuma cair consideravelmente em cidades que não são turísticas.

Nessas situações, para compensar a queda das receitas e garantir a estabilidade da operação, as empresas precisam de reservas. E é aí que entra mais um importante papel do fluxo de caixa, que é ajudar a gestão financeira a se programar para essas oscilações.

Melhorar as margens de lucro

A gestão financeira está diretamente relacionada à eficiência operacional e, consequentemente, à lucratividade.

Nesse sentido, o fluxo de caixa ajuda a identificar custos desnecessários ou que podem ser reduzidos na operação. O mesmo vale para as receitas: determinados itens com margem mais alta podem valer um esforço a mais de venda em detrimento de outros, por exemplo.

Traçar estratégias para o negócio

Ao enxergar claramente a situação financeira da empresa, os gestores têm condições de elaborar estratégias. É possível estimar quanto tempo será necessário para adquirir determinada máquina, fazer a ampliação na fábrica, desenvolver um novo produto ou qualquer outro tipo de investimento sem comprometer o caixa.

Como calcular o fluxo de caixa?

Aqui, é importante fazer uma diferenciação entre os tipos de fluxo de caixa. Um deles é a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC), que é obrigatória para algumas empresas, assim como o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e outras peças contábeis.

O foco deste guia não é o DFC, e sim o fluxo de caixa financeiro. Esse não tem o objetivo de atender às normas contábeis, mas sim de ser uma ferramenta para a gestão financeira do negócio – e essa ferramenta pode ser bastante simples, como explica Waldir Lara.

“A forma de cálculo vai depender da complexidade de cada negócio. Na prática, a principal dificuldade que percebo nas empresas é conseguirem olhar pelo retrovisor. Basicamente, o que os gestores buscam é identificar os gastos e entender os ingressos – o que é receita e o que é dinheiro de terceiros que está na operação”.

Resumidamente, podemos falar de três tipos voltados à gestão, cada qual com um objetivo: avaliação do momento presente, estimativa de entradas e saídas futuras e análise do valor do dinheiro no tempo. Acompanhe.

Fluxo de caixa simples

Esse modelo relaciona todos os seus gastos e receitas da empresa em determinado período.

Isso pode ser feito de várias formas, como anotações diárias ou semanais de tudo o que entra e sai do caixa, sempre comparando com o valor de fechamento anterior. Dessa forma, o gestor consegue identificar as movimentações financeiras da empresa no dia a dia.

Fluxo de caixa projetado

Com base no modelo anterior, é possível projetar um fluxo de caixa para antecipar necessidades futuras. Como vimos, isso é importante para cobrir eventual sazonalidade do negócio e para decisões estratégicas sobre investimentos.

Além dos dados financeiros de períodos anteriores, o fluxo de caixa projetado considera variáveis como inflação, estimativa de juros, taxas de inadimplência e outras que possam impactar o negócio no futuro.

Fluxo de caixa descontado

Muitas vezes, o gestor precisa tomar decisões que envolvem investimentos e projetos de longo prazo, e o fluxo de caixa descontado ajuda nesse intuito.

Essa ferramenta faz uma projeção de fluxo de caixa para cada alternativa a ser avaliada. Logo após, traz esses fluxos de caixa a valor presente aplicando uma taxa de desconto, que representa o retorno mínimo esperado para compensar o risco do investimento.

Basicamente, o fluxo de caixa descontado mostra o valor do dinheiro no tempo. Ao analisá-lo, o gestor consegue visualizar quais são as melhores alternativas para a empresa no longo prazo e quais as que deve evitar.

Softwares para gestão financeira

Existem muitas ferramentas no mercado voltadas à gestão financeira. Para Waldir Lara, uma das melhores opções é o software norte-americano Cash Flow, devido ao foco de sua estrutura.

“Nas finanças empresariais, os americanos pensam mais na operação em si do que na parte tributária, e o Cash Flow reflete bem essa filosofia. A partir do histórico da empresa, esse software traça limites para gastos e receitas, e emite alertas quando você chega perto ou ultrapassa alguma dessas linhas”, explica o contador.

O Cash Flow é pago, e compila informações em tempo real, pois é conectado com bancos, fornecedores e contas a receber. “Esse é um dos softwares que indico, pois ele traz vários insights para o negócio”, complementa Lara.

Principais desafios da gestão financeira

Quando se fala em eficiência do fluxo de caixa, o ciclo financeiro segue sendo um dos principais desafios dos gestores.

Ciclo financeiro é o tempo que leva entre o pagamento dos fornecedores e o efetivo recebimento das vendas. A situação ideal é ter um ciclo financeiro negativo (quando se recebe antes de pagar) ou, ao menos, bem curto. Caso contrário, será preciso recorrer a capital de giro de terceiros, o que pode custar caro, dependendo do perfil de risco da empresa.

Para evitar que o custo financeiro absorva a margem do negócio, é importante sempre tentar negociar prazos.

Outro aspecto apontado por Lara é o despreparo de alguns gestores em relação à tecnologia. À primeira vista, isso pode não parecer tão relevante, mas acaba dificultando a gestão financeira em muitas situações.

“Muitos empresários negligenciam totalmente a tecnologia. Não investem em softwares e nem na qualificação de colaboradores. É importante entender que o gestor financeiro não existe só para montar planilhas e apresentá-las no final do mês, pois ele é fundamental para analisar os dados e ajudar na estratégia da empresa”, alerta.

Boas práticas de gestão do fluxo de caixa

Uma boa gestão financeira deve ter em vista um caixa suficiente para fazer frente à operação e aos projetos futuros.

Nesse sentido, Waldir Lara chama atenção para a importância dos níveis de liquidez. Muitas vezes, o dinheiro está dentro da empresa, mas não sob a forma circulante.

“Equalizar o ciclo financeiro é muito importante, mas não é o único desafio da gestão financeira. Manter estoques muito altos também é um problema, pois engessa o capital e pode custar caro”, observa.

Em setores expostos ao mercado internacional, adotar estratégias de proteção também ajudam a manter a saúde financeira. Quem exporta ou importa pode garantir o valor do dólar, euro ou outra moeda com travas de câmbio e derivativos, por exemplo. Essas operações evitam sustos, pois garantem a taxa de câmbio na hora de receber ou pagar em moedas estrangeiras.

Por fim, é fundamental manter a consistência no acompanhamento do fluxo de caixa, e a periodicidade ideal é mensal, segundo Waldir Lara.

“Virou o mês, você tem que olhar imediatamente o seu fluxo de caixa. Assim, terá tempo suficiente para promover ajustes na operação se for preciso, sem comprometer o seu resultado”, diz.