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Estamos quase no final do ano e com ele uma carga de responsabilidades e deveres para as organizações. Neste período é comum que algumas tarefas se acumulem no setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal Isso se deve por causa das obrigações legais ligadas que envolvem os colaboradores.

Por isso, para evitar imprevistos, é preciso se planejar com antecedência e se organizar estrategicamente. quais são as demandas e responsabilidades no final de ano RH?

Acompanhe a leitura a seguir e saiba mais.

Final de ano e o setor de RH

O departamento pessoal precisa cumprir uma série de obrigações relacionadas aos direitos trabalhistas que devem ser entregues anualmente ao Fisco.

No final de ano do RH, além das atividades habituais, como fazer a gestão do ponto e fechamento da folha de pagamento, os setores precisam calcular benefícios, planejar os recessos coletivos, encerramento do ano fiscal entre outros afazeres.

Ou seja, estar preparado no final de ano RH é essencial para garantir que tudo corra bem, evitando desgaste, dores de cabeça, retrabalho e até multas por não-conformidade.

Quais são as obrigações de final de ano do RH?

Os últimos meses do ano são uma correria para o RH e DP. Isso porque de outubro a dezembro – em algumas organizações até janeiro do ano seguinte – os setores têm um cronograma apertado com obrigações legais a serem cumpridas. Isso inclui cálculo de benefícios, atenção ao cumprimento de prazos, encerramento do ano fiscal, entre outras atividades já rotineiras, como a gestão dos pontos eletrônicos.

Sem contar que, neste período, a busca dos colaboradores por informações importantes é ainda maior, ou seja, o tempo da equipe é cada vez mais escasso. Por isso, se os setores não se organizarem de maneira correta, as entregas, dificilmente serão feitas em tempo hábil e a empresa ainda pode ser penalizada.

Veja a seguir, a lista com as obrigações de final de ano.

13º terceiro

Este é um benefício constitucional que corresponde a um salário adicional por ano, uma espécie de gratificação de Natal. Trata-se de um direito legal e contempla trabalhadores urbanos, rurais, avulsos e domésticos. Além disso, aposentados e pensionistas do INSS também têm direito ao benefício.

O benefício corresponde a soma de 1/12 do salário do profissional por cada mês trabalhado no ano, sendo que a contagem dos meses é feita sempre após o dia 15 de cada mês. Ou seja, se o colaborador iniciou dia 20 de março passa a contar a partir de abril. Assim, ele tem direito a 9/12 do salário.

Mas é importante se atentar a algumas regrinhas, como:

• Mais de 15 faltas injustificadas podem diminuir um mês da contagem;

• O cálculo de salários variáveis é feito com base na soma das importâncias variáveis até o mês de pagamento do benefício. Por isso, a gestão do ponto deve ser feita e analisada com cuidado;
• O cálculo de horas extras integra o décimo terceiro, além de adicional noturno, ou seja, a folha de ponto precisa ser considerada na hora de calcular e pagar o benefício.

O décimo terceiro salário pode ser pago de duas maneiras: em uma única parcela ou dividido em duas vezes. Caso a empresa opte por um único pagamento, o mesmo deve ser efetuado até dia 30 de novembro. Agora, se o valor for dividido em duas vezes, a primeira parcela deve ser efetuada de 1º de fevereiro até 30 de novembro, e a segunda até o dia 20 de dezembro.

Férias coletivas

Diferente das férias comuns, as coletivas são oferecidas pelas empresas de forma simultânea a todos os colaboradores da empresa ou a setores específicos.

A prática é adotada a fim de reduzir custos, uma vez que as atividades são paralisadas nos períodos de baixa procura dos clientes.

Segundo a CLT, as férias podem ser gozadas em dois períodos distintos no mesmo ano, entretanto, nenhum deles pode ser inferior a 10 dias corridos. Ou seja, elas podem ser tiradas em períodos diferentes, coletiva ou individualmente.

Vale ressaltar que o cálculo também é baseado em horas extras. Portanto, a gestão do ponto é usada para chegar à estimativa do salário equivalente às férias. Além disso, o pagamento deve ser proporcional ao período de férias gozadas.

Na maioria das vezes, os recessos coletivos são adotados no final de ano RH, mas podem ser oferecidos pela empresa em outros períodos, principalmente aqueles com baixa demanda de produção. Este tipo de estratégia é ideal para manter a saúde financeira dos negócios e evitar demissões em períodos de menor movimento.

Participação nos Lucros e Resultados (PLR)

A Participação nos Lucros e Resultados (PLR) é um benefício pago por algumas empresas como método de incentivo aos colaboradores. Ele está diretamente ligado à produtividade dos profissionais, e pode ser negociado por meio de convenção ou acordo coletivo.

Geralmente, o PLR é pago no fim de ano, após a empresa apurar os lucros, uma vez que o benefício pode ser calculado com base na margem de lucro anual. No entanto, o valor pago pode também estar relacionado a uma porcentagem do salário do profissional. Tudo depende do que prevê o acordo coletivo.

Informe de Rendimentos

Outro item importante da lista de obrigações legais é a emissão do Informe de Rendimentos para o colaborador. Esta é uma demanda importante, pois sem este documento o profissional não consegue declarar o Imposto de Renda do próximo ano.

A empresa tem até final de fevereiro – sendo o prazo legal da entrega – para emitir os informes. No entanto, o ideal é que esses documentos sejam organizados até o final de ano do RH, para evitar atrasos.

eSocial (Eventos Anuais S-1200, S-1280 e S-1299)

O DP deve processar a folha do 13º salário no eSocial, incluindo o cálculo de INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). A transmissão desses eventos deve ocorrer até o dia 20 de dezembro.

DCTFWeb

Após o envio dos eventos do eSocial, a DCTFWeb é gerada para consolidar os débitos previdenciários e de contribuições sociais apurados sobre o 13º salário. O Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) gerado pela DCTFWeb para o INSS sobre o 13º salário deve ser pago também até o dia 20 de dezembro.

Conclusão

Portanto, há uma série de obrigações e demandas legais previstas por lei que devem ser entregues até o final do ano de RH.

Dessa forma, o Departamento Pessoal e o setor de Recursos Humanos devem se planejar para assumir essas tarefas, a fim de garantir o cumprimento das mesmas de forma eficiente.