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Não são apenas as pessoas físicas que começam o ano com as contas apertadas. Se em casa, já em janeiro, você precisa pagar contas extras como IPVA, IPTU e material escolar, nas empresas, os empresários também sofrem com os gastos de fim de ano, como o 13º terceiro, férias e outras obrigações financeiras. As organizações que não se programam com esses gastos em dezembro, já começam o ano no vermelho. Tudo isso exige cuidado e atenção para garantir as contas equilibradas desde o começo do ano, além de ter maior controle nos meses seguintes. Por isso, é fundamental um bom planejamento orçamentário!

“O empreendedor tem o desafio, hoje, de manter a operação funcionando e, ainda, pensar de forma estratégica. Se algumas ações entram na rotina da empresa, como a gestão orçamentária, esse desafio se transforma em oportunidade”, afirma o diretor Comercial da Treasy, Daniel Fernandes.

Pensando exatamente em quem não teve tempo para se preparar no fim de 2017, o diretor Comercial, que trabalha há anos com orçamento empresarial, elencou cinco dicas que vão ajudar qualquer empresa a montar o planejamento orçamentário de 2018 e caminhar nos trilhos ao longo do ano. Confere aí!

#01: Comece pelo planejamento estratégico

O planejamento estratégico é o documento que vai literalmente guiar suas estratégias. É nele que você vai compilar informações fundamentais como missão, visão e valores. Além de definir e detalhar os objetivos pretendidos a curto, médio e longo prazos. Portanto, se você nunca parou para pensar nisso (esperamos honestamente que não seja o seu caso), pare tudo e defina essas questões. Estabeleça as metas e o que pode fazer para alcançá-las.

Imagine o seguinte: você abriu um negócio em 2017 e identificou que teve um número de reclamações acima do esperado. Para 2018, umas das suas metas é aumentar a satisfação dos clientes em 20%. Para isso, você provavelmente vai precisar garantir que os pedidos sejam atendidos em no máximo 1 dia ou que nenhum produto com defeito seja comercializado, por exemplo. Isso é basicamente fazer o planejamento estratégico. Finalizada essa etapa, é hora de pensar nos números.

#02: Transforme os planos em números

Em geral, o orçamento empresarial é o planejamento estratégico traduzido em números. Ou seja, você pensará de forma financeira as metas e objetivos estipulados na fase anterior. Aqui, a ideia é definir questões como quanto sua empresa espera faturar este ano. Qual a projeção de custos e quais serão as despesas operacionais? Quanto espera ter de lucro? Vai expandir, adquirir mais maquinário, contratar mais pessoas? Que retorno espera ter com estas ações? Quais investimentos precisará fazer? Para te guiar nessa fase, veja os itens que, geralmente, compõem o planejamento orçamentário e tente ver quais já possui e quais precisará acrescentar, se fizer sentido para o seu negócio, claro:

Orçamento ou projeção de vendas

Orçamento de deduções de vendas e despesas variáveis (fretes, comissões, impostos, etc.)

Orçamento de custos da produção

Orçamento de RH ou mão de obra

Orçamento de despesas operacionais (gastos fixos)

Orçamento de investimentos

#03: Escolha a melhor metodologia orçamentária

Agora que já sabe o que precisa mapear e quais informações terá em mãos, é hora de pensar em como alimentar esse planejamento com números reais, ou o mais próximo da realidade possível. Por isso, é fundamental escolher que metodologia orçamentária melhor se adequar ao momento que seu negócio está. As duas mais comuns são a de Orçamento Base Histórico e Orçamento Base Zero (OBZ).

O OBZ parte do princípio que nem todos os eventos e números são conhecidos. Ou seja, deve-se orçar as despesas baseado em cada processo, projeto e atividade necessários para atingir as metas e objetivos previamente definidos. Por isso o ideal é que se converse com os gestores das áreas, que terão mais conhecimento para estimar os números.

Já o Orçamento Base Histórico, como o nome sugere, leva em consideração os números do ano anterior. Basicamente calcula-se o quanto se deseja elevar a receita e quanto os custos e gastos deverão subir para dar suporte aos objetivos de aumento de receita. A prática pode não ser tão fácil quanto a teoria, por isso, envolva o maior número de profissionais, a gestão colaborativa pode ser o diferencial para o sucesso do planejamento. Atenção para garantir que tudo esteja realmente aliado ao planejamento estratégico.

#04: Cenários

Com os planos definidos e os números estimados, pensar nos possíveis cenários, pessimistas, realistas e otimistas, por exemplo, pode preparar as empresas para muitas situações. Por isso a importância de fazer questionamentos, os mais variados possíveis, como qual a demanda de trabalho e qual esforço para entregá-la? É mais barato demitir ou treinar, pensando na área de RH?

Um exemplo bom para pensar em como se preparar para eventualidades foi quando algumas empresas foram pegas de surpresa pela Desoneração da Folha de Pagamento. Esse foi um evento que teve um impacto enorme no Orçamento Empresarial e deveriam ter sido previstos na criação dos cenários.

Para te ajudar a criar esses cenários, uma dica é listar todas as novas iniciativas já conhecidas, mas ainda inéditas, que serão trabalhadas no ano seguinte. Separar uma verba para emergências, estudar mais sobre legislações que podem mudar e influenciar seu negócio e deixar espaço para possíveis inovações, também pode ser uma boa alternativa. Tudo para ter um orçamento o mais preciso possível e detalhado.

#05: Acompanhe os resultados e as ações

Porém, o planejamento não é para ser apenas um quadro na parede, mas sim um guia, de fato. Por isso, lembre-se que você não consegue gerenciar aquilo que não mede. Fique atento aos resultados, eles são a consequência de várias ações bem sucedidas, ou não. Uma dica essencial é montar uma operação na qual o gestor consiga rastrear as origens e consequências das ações e, assim, identificar se está no caminho certo ou se precisa reajustar os planos.

#06: Faça revisões orçamentárias

Por fim, mas não menos importante, admita erros ou identifique oportunidades e faça revisões orçamentáriassempre que necessárias. Em algumas empresas elas acontecem mensalmente e em outras trimestralmente. Quando o desvio no orçamento é maior que 10%, chamar o time de líderes para um replanejamento é uma dica valiosa, isso faz com que a empresa não precise parar tudo em dezembro para fazer o orçamento, porque ele estará bem encaminhado.

Conhecimento e prática te levarão ao aperfeiçoamento desse planejamento e, consequentemente, ao sucesso da operação. O importante é que a gestão orçamentária seja parte da rotina e que todos na empresa compreendam a importância dessa ferramenta, principalmente, para as tomadas de decisão.