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O registro de empregado pode ser efetuado em livro, fichas ou sistema eletrônico, independentemente da atividade desenvolvida.

O importante, seja qual for a modalidade de registro utilizada, é o registro estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento. No entanto, a empresa que possui diversos estabelecimentos pode optar por controle único e centralizado do registro de empregados, desde que todos os empregados portem cartão de identificação contendo nome completo, número de inscrição no PIS, horário de trabalho e cargo ou função.

Caso o empregador opte pelo registro centralizado, é de suma importância que mantenha as fichas de registro, registro de horário de trabalho e livro de inspeção do trabalho em cada estabelecimento.

A empresa poderá ainda optar pelo registro informatizado de empregados, que garantam a segurança, a inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, obedecendo a numeração sequencial, por estabelecimento.

O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações obrigando-se a:

– Manter registro individual em relação a cada empregado;

– Manter registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e

– Assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

Seja qual for o tipo de registro utilizado pela empresa, o mesmo deverá conter as seguintes informações:

– Nome do empregado;

– Data de nascimento;

– Filiação;

– Nacionalidade;

– Naturalidade;

– Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

– Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS);

– Data de admissão;

– Cargo e função;

– Remuneração;

– Jornada de trabalho;

– Férias;

– Acidente de trabalho, doenças profissionais, doenças do trabalho, quando houver;

– Contribuição sindical;

– Alterações salariais; e

– Outras anotações que o empregador entender relevantes desde que relacionadas à relação empregatícia.

Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:

– Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega, bem como na devolução;

– Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;

– Certidão de Casamento e de Nascimento;

– Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

– Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do início das atividades;

– Declaração de opção ou não pelo vale-transporte;

– Cadastro de Pessoa Física (CPF);

– Cédula de Identidade (RG);

– Título de eleitor;

– Atestado de escolaridade; e

– Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família: Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes; Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos; Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos; Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médico pericial a cargo da previdência social.

Toda documentação acima mencionada também visa preencher todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial no evento S-2200 (Admissão de Trabalhador).

Esta tabela deverá ser encaminhada até o dia 7 do mês subsequente, desde que a empresa tenha encaminhado o S-2190 (Admissão de Trabalhador Registro Preliminar), que deve ser encaminhado no dia anterior ao início do trabalho.

Portanto, não será mais possível efetuar o registro de um empregado com data retroativa, independente da modalidade de registro adotada pela empresa.