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Se você perguntar a um profissional de vendas qual o principal problema no seu dia a dia, 9 em cada 10 responderão: "o tempo que eu passo fazendo tarefas não diretamente associadas a vendas". O bom vendedor quer estar na rua, visitando clientes e fechando negócios, mas se o seu trabalho é de vendas internas, então você quer estar no telefone o tempo todo, prospectando e fechando. O ativo mais precioso de um profissional de vendas é o seu tempo. Por isso, as empresas líderes em desempenho de vendas estudam de forma obcecada como tornar o seu time de vendas mais produtivo.

Descubra neste artigo os 5 fatores que atrapalham a produtividade de vendas e como evitá-los:

1. Email

Quem nunca teve a sensação de que perdeu um dia inteiro de trabalho só respondendo emails? Parece exagero, mas a importância de compartilhar informações sem interromper o fluxo de trabalho é suportada por pesquisas de psicologia. As pessoas são mais produtivas quando estão em um “estado de fluxo”; se você está absorvido em uma tarefa e depois é interrompido por emails, por exemplo, vai levar aproximadamente 20 minutos para retornar à imersão.

Infelizmente, as informações contidas nos emails ficam isoladas dos dados do sistema de automação de vendas. Por isso, é muito mais eficiente que as atualizações sobre cada cliente e/ou contato sejam compartilhadas diretamente em sua plataforma de CRM. Assim, é possível tornar a informação disponível num contexto correto, permitindo que as pessoas se conectem ao que realmente importa e aumentem a produtividade.

Ao conectar uma plataforma de CRM com uma rede social corporativa, a sua empresa também colhe os benefícios de aumento de colaboração e de compartilhamento de informações adicionais, como por exemplo, notícias sobre a indústria do cliente ou um estudo sobre tendências no setor.

2. Tarefas administrativas

Alguns estudos mostram que os funcionários gastam apenas 45% do tempo em tarefas efetivamente associadas ao seu trabalho. Cerca de 14% do tempo é gasto em emails - vide detonador #1, enquanto 41% do tempo é gasto em reuniões, tarefas administrativas e outras interrupções. Imagine como o seu time poderia ser mais produtivo se uma parte deste tempo fosse dedicada para a tarefa central de vender!

Atividades como as citadas acima podem ser resolvidas quando a informação está organizada de forma eficiente com as ferramentas adequadas. Nós já discutimos os benefícios de um sistema de CRM para reduzir o tráfego de emails e aumentar a colaboração. Se esse sistema for baseado na nuvem, é ainda melhor, pois as tarefas relacionadas à operação do ambiente, TI, gestão de fornecedores de hardware, dentre outras, são eliminadas.

A chave para eliminar o obstáculo dessas tarefas está na automação dos processos de força de vendas. Estes são alguns exemplos de processos que podem ser automatizados: criação de alertas de email para oportunidades acima de um determinado valor, solicitação de aprovações como descontos e/ou despesas de viagens.

3. Reuniões

A rotina de qualquer empresa é recheada de reuniões. Algumas mais formais, como aquela cadência semanal de forecasting, e outras mais informais, como aquela conversa no café. É óbvio que reuniões são necessárias, mas o problema, especialmente em vendas, é que muitas reuniões são mal conduzidas, não envolvem as pessoas certas e atrasam, drenando o tempo do time.

O primeiro passo aqui é olhar a sua agenda semanal de forma crítica. Você precisa fazer todas essas reuniões? Qual a agenda dessas reuniões? As pessoas certas estão inclusas?

As reuniões com clientes são a maior prioridade e deverão receber a preparação total por parte da equipe: mapeamento das necessidades e objetivos, as objeções para o seu produto ou serviço e o estilo de reunião preferido pelo cliente. Mais uma vez, é fundamental ter um repositório central de informações para que a preparação para a reunião seja produtiva.

O tempo gasto em deslocamento também é um detonador grande de produtividade. Para um profissional de vendas, mobilidade é rei. Ele tem que ser capaz de atualizar oportunidades, verificar contatos e trabalhar em seu território de qualquer lugar a qualquer momento.

4. Leads de baixa qualidade

Os leads de baixa qualidade são um dos principais focos de atrito entre marketing e vendas. É claro que nem todo lead irá virar uma nova venda, basta pensar quantas vezes você já entrou em uma loja e disse "só estou olhando". Mas existem dois pontos centrais para tratar esta questão: como identificar os leads de baixa qualidade? Como dar um tratamento automatizado para esses leads?

A forma clássica de abordar os leads é através do BANT - budget, authority, needs, timeline. Assim, é possível descobrir se o lead tem um orçamento para comprar, se a pessoa em contato tem autoridade para tomar decisão, se existe uma necessidade mapeada que o seu produto resolva e, finalmente, se existe um cronograma para a compra do produto.

O problema é que os estudos mostram que, atualmente, 57% da jornada de um comprador já foi feita online antes mesmo de que ele faça contato com a sua empresa. Portanto, antes de que você tenha a chance de usar o BANT, o lead já tomou decisões importantes.

A sua empresa precisa entender o que define um lead bom e qualificado, analisando as características e a conversão histórica dos que melhor convertem em vendas. Um sistema consistente de lead scoring também permite que apenas os promissores cheguem à área de vendas. Para os demais leads, você pode conduzi-los para algum sistema de automação de marketing.

5. Clientes que desperdiçam o seu tempo

Todo profissional de vendas já encontrou clientes que dão todos os sinais de que irão comprar, entretanto continuam enrolando e postergando as decisões. Pode ser aquele comprador que pretende continuar com o fornecedor atual, mas precisa obter as famosas "três propostas" para concluir o seu processo de compras. Ou, também, o cliente inseguro que não consegue avançar na decisão.

Uma abordagem boa neste tópico é ter um conjunto claro de perguntas que ajudem a mapear a qualidade do cliente em potencial. É sempre difícil dizer não para um cliente, mas as pesquisas mostram que às vezes a ruptura de um relacionamento pode até motivar o cliente a tomar uma decisão.

Por onde começar?

Nossa sugestão é de escolher um destes detonadores de produtividade, adotar estratégias que contenham o problema para então colher os benefícios. Depois ataque os outros, pense em automação de processos e use tecnologia para deixar o seu negócio ainda mais otimizado e produtivo. E boas vendas!