Quais os cuidados no cancelamento de uma nota fiscal?

Ser empreendedor requer uma série de cuidados e de responsabilidades. A parte financeira de uma empresa necessita atenção e algumas demandas são recorrentes. É preciso conhecer alguns dos principais pontos que envolvem a rotina de um empresário. O cancelamento de nota fiscal é um deles.

Se houver qualquer divergência de informações ou ocorrer outra situação que impeça o pagamento do documento, existe a possibilidade de cancelar a sua emissão por meio de recursos legais.

Quando é possível cancelar a nota fiscal?

A possibilidade de fazer o cancelamento de nota fiscal deve seguir algumas regras. A primeira delas é quando há erros de informações na nota. Na rotina da empresa e na quantidade de informações às quais a pessoa está submetida diariamente, ter algum erro de digitação ou de informação na nota é comum, mas deve ser corrigido por meio do cancelamento — e a emissão de uma nota cujos dados estejam corretos.

Entre as informações principais, destacamos:

• CNPJ da empresa ou do fornecedor;
• razão social de ambos;
• nome dos fornecedores;
• cálculos, entre outros.

Além disso, caso o cliente desista da contratação de seus serviços — e a emissão já tenha sido concretizada —, também existe essa possibilidade.

Existem algumas regras relacionadas ao Fisco que devem ser atendidas para que haja o cancelamento da nota fiscal:

• o cancelamento da nota fiscal só é permitido se ele for registrado antes da saída da mercadoria;
• para que ele seja concretizado, o destinatário não pode realizar a Ciência da Emissão;
• com todas as condições atendidas, é preciso que haja a confirmação do cancelamento em um prazo de 24 horas.

Quais os cuidados que devem ser respeitados?

Alguns cuidados que são necessários para esse processo.

Atentar aos prazos

Inicialmente, a empresa deve estar atenta ao prazo de sua região para realizar o cancelamento de nota fiscal. De modo geral, os estados atribuem até 24 horas para que seu negócio possa concretizar essa atividade. Porém, existem locais em que o tempo é menor.

Porém, quando o prazo é ultrapassado, ainda há a possibilidade do cancelamento, desde que pague uma multa relativa ao documento — 1,5% do valor do tributo. Também é necessário entrar com um processo administrativo, cuja denominação é a de “cancelamento extemporâneo”.

Esse tipo de cancelamento só pode ser feito no site da Sefaz de seu estado, de acordo com as particularidades apresentadas.

Cuidado aos critérios estabelecidos

Conforme vimos, existem critérios e regras relacionados ao nosso Fisco que devem ser atendidos para efetuar o cancelamento de nota fiscal. Antes de prosseguir com essa atividade, portanto, analise quais são esses tópicos e entenda se o seu estado conta com especificidades relacionadas ao cancelamento.

Nota cancelada. O que fazer agora?

Independentemente de qual seja o motivo do cancelamento da nota é preciso entender quais são os próximos passos necessários. Primeiro, tenha processos internos bem definidos que contribuam para um controle mais preciso de suas áreas.

Sempre que o cancelamento for efetivado, é preciso que a pessoa responsável realize a escrituração sem valor. Para isso, existe a necessidade de realizar uma consulta à legislação tributária vigente, de modo que a empresa atenda a todos os requisitos. Outro ponto importante: assim que cancelar, é preciso informar no Sped Fiscal.

Conferência de todas as informações

Se o motivo do cancelamento for devido a informações erradas, não deixe de realizar uma checagem antes de emitir outro documento. A orientação é ter a atenção redobrada a essa questão, uma vez que isso impacta na produtividade e gera retrabalho a toda a equipe.