Como organizar a sua EFD

Atualmente existe uma soma de fatores que influência negativamente a forma como as Escriturações Fiscais Digitais estão sendo geradas e entregues.

Entre esses fatores os mais preocupantes são a desorganização e falta de controle gerencial.

A Escrituração Fiscal Digital, seja ela qual for, tem de ser elaborada, com atenção, critério, e principalmente, baseada em todas as informações da empresa.

A contabilidade, normalmente sofre com a falta de informações recebidas por seus clientes.

Muitas vezes o empresário acha que a separação destes documentos é só mais uma chatice que ele tem de fazer para o contador. Mas se esquece de que é a partir destas informações que a contabilidade elabora as obrigações acessórias da empresa. E que a falta de documentação, gerará uma declaração omissa, e que poderá gerar pesadas multas com o Fisco.

Grande parte deste problema ocorre por falta de conhecimento do empresário, que não faz uso de quase nenhum controle dentro da sua empresa.

Fazer uso de planilhas, e-mails e quaisquer outros métodos para gerar, guardar e manter as informações da empresa de maneira organizada é um começo para garantir que o contador receba estas informações corretamente, e possa desempenhar o seu trabalho de forma adequada.

A organização é uma vantagem para a própria empresa, pois, se as EFDs forem geradas com todas as informações devidas, o contador poderá usar dessa informação estratégica, para passar soluções ao empresário quanto à situação da empresa, o que facilitará para várias tomadas de decisões.

As EFDs têm de parar de ser vistas somente como declarações obrigatórias a serem entregues periodicamente ao Fisco, e passarem a ser vistas mais como ferramentas táticas de uso dentro da empresa.

E o mercado atual fornece diversas maneiras tanto para o empresário como para o contador, para organizar as EFDs de forma prática e até mesmo móvel.

A tecnologia já evoluiu a tal ponto que é possível compartilhar informações entre a contabilidade e a empresa através do uso de tablets e smatphones, assim nem o contador e nem o empresário precisam necessariamente ter de usar um computador para transmitir as suas informações, podem fazer isso em qualquer lugar e a qualquer momento.

Isso é uma excelente vantagem, pois possibilita que o contador possa receber informações precisas, e no tempo certo, para poder elaborar da melhor maneira possível todas as EFDs da empresa.

Mas para que isso aconteça é necessário contador e empresário serem realmente parceiros.

A empresa tem de se comprometer em enviar todas as informações em tempo hábil para a contabilidade, o que será necessária muita organização e controle gerencial.

E a contabilidade com o recebimento destas informações poderá distribuir para cada setor (RH, Fiscal, Contábil), o que a eles for pertinente, para que cada um execute e elabore as EFDs da empresa, de forma eficiente.