BC altera regras para gestão documental

Com o objetivo de padronizar e organizar a documentação diária expedida pelas instituições financeiras regulamentadas pelo Banco Central do Brasil (BC), o órgão publicou, no final do mês de março deste ano, a resolução nº 4474, a respeito da digitalização e gestão de documentos digitalizados provenientes das operações e transações bancárias realizadas em todo o território nacional.

De acordo com a nova resolução, algumas normas a serem seguidas exigem das instituições financeiras toda uma estrutura de operação, com equipe capacitada e de extrema responsabilidade perante o sigilo das informações. Entre as determinações da lei pode-se destacar a identificação da origem e legitimidade do documento, produção de cópia de segurança a ser armazenada em local distinto da informação digitalizada, alta tecnologia na digitalização do documento que assegure sua integridade, confidencialidade e rastreamento, ambientes de armazenamento com monitoramento e controle de acesso.

Ainda de acordo com a nova resolução, caso julgue inviável a composição de uma equipe interna direcionada para atender toda a demanda diária de organização e gerenciamento das informações, as instituições podem efetuar a contratação de terceiros para a prestação dos serviços determinados em lei. Neste sentido, a P3IMAGE+Access, maior empresa de capital privado na área de gestão documental do mundo, tem investido em tecnologia e aprimorado suas operações para atender de maneira íntegra as necessidades das instituições financeiras a partir da recente legislação. Já constam na carteira de clientes da empresa algumas das principais instituições financeiras do país.

Com uma operação transparente, que permite o acompanhamento de todo o trâmite desde a retirada dos documentos até sua digitalização, armazenamento e disponibilidade em um sistema integrado, a P3IMAGE+Access permite que o setor responsável do banco parceiro acesse os dados quando necessário, assim como, de acordo com a nova lei, também o possa fazer o BACEN. As imagens registradas neste processo ficam à disposição dos clientes pela plataforma All Store, armazenada em um servidor próprio na matriz da empresa em SP e contingenciadas em outro servidor que fica localizado um Itupeva, uma das filiais da P3IMAGE+Access(Offsite Backup), protegendo integralmente a informação, caso aconteça algum acidente no local.

Em relação ao quesito de monitoramento e controle de acesso, também previsto em lei, a P3IMAGE+Access investiu cerca de R$ 3 milhões para a criação de uma sala cofre, com entrada autorizada por biometria e câmera 24h por dia. “Atuamos na área da gestão documental há mais de dez anos e temos, portanto, expertise nessas operações. O que fizemos ultimamente foi investir em tecnologias que nos permitissem atender a essa demanda crescente do mercado, corroborada pela publicação da nova lei às instituições financeiras. Nos especializamos ainda mais para atuar com a plena segurança e confidencialidade que tais informações exigem”, declara Inon Neves, vice-presidente da empresa.